آشنایی با بانک اطلاعاتی Access برای ایجاد بانک های اطلاعاتی کوچک و استفاده از آنها.

بانک (Bank): محل جمع آوری اشیاء، موضوعات، اطلاعات و … (از یک نوع). مانند بانک خون، بانک پول، بانک اطلاعات و … .

یکی از انواع بانک در دنیای امروز، بانک اطلاعاتی است که محل نگهداری مجموعه ی یکپارچه از اطلاعات مرتبط به هم به منظور استفاده بهینه از اطلاعات است.

http://www.databasedev.co.uk/image/access_splash_screen.gif

مثال هایی از بانک های اطلاعاتی:

۱- بانک اطلاعاتی پرسنلی: در این بانک مشخصات پرسنل را نگهداری می کنیم تا بتوانیم از مجموعه آنها اطلاعات با ارزشی را بدست آوریم.

۲- سیستم بانک اطلاعاتی انبار: دراین بانک مشخصات اجناسی را که در انبار نگهداری می کنیم، سازماندهی می شود.

۳- معمولاً در ادارات و سازمان ها بانک های اطلاعاتی زیر مورد نیاز است:

الف- بانک اطلاعاتی تدارکات داخلی و تدارکات خارجی

ب- بانک اطلاعاتی مربوط به دبیرخانه

ج- بانک اطلاعاتی مربوط به حقوق و دستمزد

د- بانک اطلاعاتی مربوط به اموال و دارائی های اداره و … .

۴- بعضی از سازمان ها و نهادها بر اساس نوع کاری که انجام می دهند، نیاز به ایجاد بانک اطلاعاتی مخصوص دارند:

الف- سازمان آب، بانک اطلاعاتی مشترکین آب

ب- اداره برق، بانک اطلاعاتی مشترکین برق

ج- شرکت گاز، بانک اطلاعاتی مشترکین گاز

د- مخابرات، بانک اطلاعاتی مشترکین تلفن ثابت

ه- شرکت ارتباطات سیّار، بانک اطلاعاتی مشترکین تلفن همراه اول

و- سازمان گمرک، بانک اطلاعاتی مربوط به ترخیص کالا

ز- اداره راهبَر ناجا، بانک اطلاعاتی مربوط به تخلفات راهنمایی و رانندگی

و … .

۵- بانک اطلاعاتی فوت شدگان مثلاً در بهشت زهرا

یکی از نرم افزارهایی که توسط آن می توان بانک اطلاعاتی ایجاد کرد Access است که می تواند به راحتی مشخصات ۱۰۰۰۰۰ نفر یا ۱۰۰۰۰۰ موضوع یا ۱۰۰۰۰۰ قلم جنس را به درستی کنترل کند.

- Access یک بانک اطلاعاتی معمولی است. برای کنترل انبارهای بزرگتر از بانک های اطلاعاتی دیگری استفاده می شود که بعضی از آنها عبارتند از:

Informix

IDS

DB2

Oracle

که می توانند میلیاردها آیتم را نگهداری نمایند.

سوال:

ماهیت هر بانک اطلاعاتی در Access چیست؟

پاسخ: یک فایل پیچیده است که در آن می توانیم اصطلاحاً اشیاء مختلفی را داشته باشیم. (اشیاء، نرم افزاری هستند.) و این اشیاء عبارتند از جدول های مبنا که در آنها اطلاعات اولیه قرار می گیرند.

پرس و جوها: جدول های مجازی هستند که از آنها کسب اطلاع می کنیم.

فُرمها: برای وارد کردن اطلاعات جدید در بانک ها و یا اصلاح اطلاعات موجود در بانک ها، از آنها استفاده می کنیم.

گزارش ها: از آنها برای چاپ اطلاعات استفاده می نمائیم.

برنامه ها: که برنامه نویسان می توانند آنها را طراحی و پیاده نمایند. هر برنامه می تواند با جدولها و پرس و جوها و فرمها و گزارش ها سر و کار داشته باشد. برای نوشتن برنامه باید ویژوال بیسیک (Visual Basic) بدانیم یا از SQL استفاده کنیم.

می توانیم از Pages استفاده کنیم. در حقیقت هرPage یک صفحه وِب (Web) است که آن را طراحی می کنیم تا کاربران اینترنت بتوانند، از راه دور با بانک اطلاعاتی ارتباط برقرار نمایند.

ماکروها (Macros): اشیاعی هستند که برای اُتومات کردن اَعمالی که می خواهیم با بانک انجام دهیم، بکار می روند.

نکته مهم: پایه و اساس هر بانک اطلاعاتی تعدادی جدول است. در Access می توان جدول ها را به هم رَبط داد، طوری که اگر اطلاعات یک جدول را مشاهده می کنیم همزمان بتوانیم، اطلاعات سایر جدول ها را ببینیم.

http://techgenie.com/wp-content/uploads/Microsoft-Access24.jpg

یک مثال ساده:

در بانک اطلاعاتی پرسنلی، می توانیم ۴ جدول داشته باشیم:

۱- جدول کارمندان

۲- جدول همسران کارمندان

۳- جدول والدین کارمندان

۴- جدول فرزندان کارمندان

اگر این ۴ جدول را به هم ربط دهیم، هنگامی که جدول کارمندان را باز می کنیم و در هر ردیف مشخصات یک کارمند را می بینیم، می توانیم همزمان مشخصات همسران آنها با والدین یا فرزندانشان را ببینیم.

هر ردیف از جدول را یک رِکورد (Record) می گوئیم. در حقیقت هر رکورد بیانگر مشخصات کامل یک شخص یا یک موضوع یا یک شیء یا … می باشد.

اجزاء رکورد را فیلد (Field) می نامیم. به عنوان مثال رکورد هر شخص از فیلدهای زیر تشکیل می شود:

شماره پرسنلی- نام- نام خانوادگی- تاریخ تولد- تاریخ استخدام- مدرک تحصیلی- شماره شناسنامه- کد ملّی- نام پدر و … .

فیلد شاخص (Index Field) چیست؟

فیلدی است که توسط آن می توان یک رکورد را از سایر رکوردها تمیز داد.

- به عنوان مثال در بانک اطلاعاتی پرسنلی، شماره پرسنلی فیلد شاخص است.

- در بانک اطلاعاتی تخلفات رانندگی، شماره اتومبیل فیلد شاخص است.

- در کنترل بانک اطلاعاتی انبار، شماره کالا می تواند این نقش را داشته باشد.

- در بانک های اطلاعاتی مربوط به آب، برق، گاز و … شماره اشتراک این نقش را دارد.

- در بانک اطلاعاتی فوت شدگان، کد ملّی این نقش را دارد و … .

نکته مهم: در ایجاد هر شیء باید به دو مفهوم ساختار و محتوا دقیقاً توجه شود. ابتدا ساختار هر شیء را تعریف می نمائیم. سپس محتوای آن را ایجاد می کنیم. به عنوان مثال جدولها که پایه و اساس هر بانک اطلاعاتی هستند هم ساختار دارند و هم محتوا. ابتدا باید ساختار هر جدول را تعریف کنیم و سپس رکوردها را در جدول وارد نمائیم.

فیلد کلیدی (Key Field) چیست؟

فیلدی است که اولاً: از نوع شاخص است. ثانیاً: در جدول تکرار نمی شود.

تذکر: می توانیم بین جدولها رابطه برقرار کنیم. برای این منظور باید یک فیلد کلید دار را به یک فیلد کلید دار دیگر یا یک فیلد شاخص دار هَم نام متصل کنیم. به عنوان مثال می توانیم از جدول کارمندان، فیلد شماره پرسنلی را که کلیدی است به فیلد شماره پرسنلی از جدول همسران یا جدول والدین یا جدول فرزندان رَبط دهیم.

برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی، ابتدا یک بانک اطلاعاتی خالی (Blank Database) ایجاد می کنیم. بانک اطلاعاتی ایجاد شده مشابه یک ظرف یا محفظه است که قابلیت ایجاد اشیاء را در خود دارد ولی در آغاز خالی است. پسوند یا انشعاب این فایل یا بانک، mdb است که مخفف Microsoft Database می باشد. لوگوی فایل های Access، یک کلید است.

فعال کردن نرم افزار Access: (از ۴ روش زیر استفاده می کنیم)

روش اول: اگر دررومیزی، شمایل میانبر Access وجود داشت، بر روی آت دابِل کلیک می نمائیم.

روش دوم: اگر نام برنامه در منوی Start باشد، بر روی آن کلیک می کنیم تا فعال شود.

روش سوم: از مسیر All Programs و Microsoft Office برنامه را پیدا نموده و بر روی آن کلیک می کنیم.

روش چهارم: باید بدانیم Access به صورت پیش فرض بانک های اطلاعاتی را در گوشه My Document ذخیره می کند. اگر بر روی یکی از آنها دابِل کلیک کنیم، اولا: Access فعال می شود. ثانیاً: بانک اطلاعاتی نیز باز خواهد شد.

نگاهی به محیط Access:

بالاترین نوار، نوار عنوان است. نوار بعدی نوار منو می باشد که از گزینه های منوها می توان استفاده کرد. در زیر این نوار، یک نوار ابزارها داریم که نام آن نوار Database است. توصیه می شود این نوار همواره فعال باشد زیرا از دکمه های آن زیاد استفاده می کنیم.

چنانچه بانک اطلاعاتی باز باشد، یک پنجره فرعی در صحنه خواهد بود. در این پنجره می توانیم نام بانک اطلاعاتی و کلیه اشیاء داخل بانک را ببینیم، اشیاء جدید ایجاد کنیم، آنها را اصلاح کنیم و … . اگر این پنجره فرعی را ببندیم، بانک اطلاعاتی بسته خواهد شد امّا Access فعال است.

http://pubpages.unh.edu/~nte5/images/access.jpg

ایجاد بانک اطلاعاتی خالی:

روش اول: در نوار Database، بر روی اولین دکمه (New) کلیک می کنیم. یک پنجره فرعی در سمت راست صفحه باز می شود. بر روی اولین گزینه یعنی Blank Database کلیک می نمائیم. پنجره ای باز می شود. سیستم پیشنهاد می کند که بانک اطلاعاتی خالی را در آدرس My Document بسازیم. یک نام برای بانک اطلاعاتی در نظر می گیریم و بر روی Create یعنی ایجاد کلیک می نمائیم.

روش دوم: وارد منوی فایل (File) شده و بر روی فرمان New کلیک می کنیم. ادامه کار مشابه روش اول است.

روش سوم: کلیدهای میانبر Ctrl + N را فشار می دهیم. ادامه کار مشابه روش اول است.

باز کردن بانک اطلاعاتی:

از روش های زیر استفاده می کنیم؛

 روش اول: در نوار Database بر روی دکمه Open (معمولاً دومین دکمه) کلیک می کنیم. پنجره ای باز می شود. باید در آدرس My Document باشیم. بانک ها را می بینیم. بانک ها را انتخاب کرده و بر روی دکمه Open کلیک می نمائیم.

روش دوم: واردمنوی فایل شده و بر روی فرمان Open کلیک می نمائیم. ادامه کار مشابه روش اول است.

روش سوم: از کلیدهای میانبر Ctrl + O اسفاده می کنیم. ادامه کار مشابه روش اول است.

ساده ترین بانک اطلاعاتی فقط یک شیء دارد.

- یک بانک اطلاعاتی ایجاد کنید که در آن فقط یک شیء از نوع جدول قرار داشته باشد، طوری که آن جدول مشخصات اشخاصی را که با آنها تماس تلفنی خواهیم داشت، نگهداری نماید.

ابتدا بانک خالی را ساخته و آن را باز می کنیم، در ناحیه اشیاء (Objects) مورد Tables را انتخاب می کنیم زیرا می خواهیم جدول ایجاد نمائیم. در سمت راست ۳ روش کلی برای ایجاد ساختار جدول می بینیم:

۱- ایجاد جدول در نمای طراحی: Create table in Design view

2- ایجاد جدول با استفاده از ویزارد: Create table by using wizard

3- ایجاد جدول با وارد کردن دیتا Create table by entering data

- 95 درصداوقات از روش اول استفاده می کنیم و ۵ درصد اوقات از روش دوم، روش سوم در گذشته ها متداول بوده است و هنوز نگهداری می شود. ما نیز از روش اول استفاده می نمائیم. یعنی بر روی آن دابِل کلیک کرده تا یک پنجره مخصوص باز شود. (در این پنجره مخصوص می بایست مشخصات فیلدهای رکوردهایی که در جدول قرار می گیرند را تعریف کنیم.) هر فیلد برای خودش مشخصاتی دارد که باید با دقّت معرفی شود. هر فیلد دارای نام (Field Name)، نوع داده (Data Type) و شرح (Description) است. اسامی فیلدها را می توان انگلیسی یا فارسی انتخاب کرد اما توصیه می شود که نام فیلد حتماً انگلیسی باشد زیرا هنگام برقرار کردن رابطه بین جدول ها، اگر نام فیلد فارسی باشد ممکن است با مشکلاتی مواجه شویم.

با اندکی تجزیه و تحلیل در می یابیم که فیلدهای زیر باید لحاظ شوند:

نام (Name)، نام خانوادگی(Family)، جنسیت (Sex)، پیش شماره یا کُد شهرستان (Pro code)، تلفن منزل (Home phone)، تلفن محل کار (Work phone) و شماره همراه (Mobile).

پس از معرفی مشخصات تمامی فیلدها پنجره طراحی را می بندیم. از ما سوال می پُرسد که آیا ذخیره کند یا خیر؟ بر روی Yes کلیک می کنیم. پنجره کوچکی ظاهر می شود که از ما می خواهد برای جدول یک نام در نظر بگیریم. بعد از انتخاب نام و زدن OK پنجره دیگری ظاهر می شود و اعلام می نماید که فیلد کلیدی برای جدول تعیین نکرده ایم و آیا مایلیم که نرم افزار خودش فیلد کلیدی در نظر بگیرد یا نه؟ در صورتی که تمایل داشته باشیم بر روی Yes کلیک می کنیم.

اگر بخواهیم ساختار جدول را یک بار دیگر ببینیم، آن را انتخاب کرده و در پنجره بانک اطلاعاتی بر روی دکمه Design کلیک می کنیم. (چنانچه بخواهیم تغییراتی در ساختار بدهیم، می توانیم این کار را به آسانی انجام دهیم.)

برای باز کردن جدول و وارد نمودن اطلاعات در آن، بر روی دکمه Open از پنجره بانک اطلاعاتی کلیک می نمائیم. بدیهی است که در آغاز جدول فقط سرفصل دارد یعنی ستون ها عنوان دارند امّا رکوردی در جدول نیست. می توانیم رکوردها را در آن وارد کنیم.

سوال: چگونه می توان جهت جدول را راست به چپ کرد؟

پاسخ: در حالتی که جدول باز است، وارد منوی Format شده و بر روی فرمان Datasheet کلیک می کنیم. پنجره ای باز می شود. در پایین این پنجره دو گزینه داریم. (چپ به راست و راست به چپ) راست به چپ را انتخاب کرده و بر روی OK کلیک می نمائیم.

سوال: چگونه می توان قلم نوشته ها و رنگ نوشته ها را عوض کرد؟

پاسخ: باید جدولی باز باشد. وارد منوی Format شده و بر روی فرمان Font کلیک می کنیم. پنجره ای باز می شود که در آن می توانیم نوع قلم، استیل قلم، سایز و همچنین رنگ را تغییر داده و نیز زیر نوشته ها خط بگذاریم.

سوال: چگونه می توان ظاهر برگه جدول را عوض کرد؟

پاسخ: در حالتی که جدول باز است، وارد منوی Format شده و بر روی فرمان Datasheet کلیک می کنیم. پنجره ای باز می شود. در ناحیه Cell Effect (جلوه های سلول) سه گزینه داریم؛

۱- فِلَت (Flat) یعنی جدول از سلول های همسطح برخوردار باشد.

۲- Raised یعنی سلول ها برجسته باشند.

۳- Sunken یعنی سلول ها گود باشند.

در ناحیه Gridlines Show می توانیم خطوط افقی و عمودی جدول را فعال یا غیر فعال کنیم. در دریچه Background Color رنگ پَس زمینه سلول ها را تعریف می نمائیم و در دریچه Gridline Color رنگ خطوط شبکه را تعیین می کنیم. از دریچه های ناحیه Border and line styles می توانیم نوع خط را برای مرز جدول، خطوط افقی جدول، خطوط عمودی جدول و خطوط سرفصل ستون ها را معرفی نمائیم.

تغییر دادن بلندی ردیف ها:

در حالتی که جدول باز است، وارد منوی Format می شویم و بر روی فرمان Row Height کلیک می کنیم. پنجره کوچکی باز می شود. می توانیم بلندی ردیف ها را عوض نمائیم. اگر کنار Standard Height تیک بزنیم و تائید کنیم، بلندی ردیف ها به اندازه نیاز (نه زیاد و نه کم) خواهد شد.

 

اگر بخواهیم پهنای ستون ها را عوض نمائیم، باید مکان نما در آن ستون باشد. سپس وارد منوی Format می شویم و بر روی فرمان Column Height کلیک می کنیم. پنجره کوچکی باز می شود.

می توانیم پهنای ستون را تعیین کنیم. اگر کنار Standard Width تیک بزنیم و تائید کنیم، پهنای ستون به اندازه نیاز خواهد شد.

چنانچه بخواهیم عنوان یک ستون را تغییر دهیم، باید مکان نما در یکی از سلول های آن ستون باشد. سپس وارد منوی Format می شویم و بر روی فرمان Rename Column کلیک می نمائیم.

در صورتی که بخواهیم یک ستون را مخفی نمائیم (باید مکان نما در یکی از سلول های آن ستون باشد) وارد منوی Format می شویم و بر روی فرمان Hide Columns کلیک می کنیم. اگر بخواهیم مجدداً ستونهای مخفی شده را را آشکار کنیم وارد منوی Format شده و بر روی فرمان Unhide Columns کلیک می نمائیم. پنجره ای ظاهر می شود که اسامی همه فیلدها در آن قرار دارد. فیلدهایی که تیک ندارند مخفی هستند. می توانیم با تیک زدن در کنارِشان، آنها را آشکار کنیم. بدیهی است که در این پنجره می توانیم فیلدهای آشکار را هم (با برداشتن تیک مربوطه) مخفی نمائیم. در نهایت با زدن Close پنجره را می بندیم.

فریز کردن چیست؟

گاهی اوقات ممکن است تعداد ستون های جدول بسیار زیاد باشد. در این صورت برای مشاهده ستون ها، باید جدول را به صورت افقی پیمایش کنیم. حالا اگر بخواهیم هنگام پیمایش بعضی از ستون ها همواره در صفحه باقی بمانند و بقیه ستون ها پیمایش شوند، می بایست آن ستون های خاص را فریز کنیم، یعنی در صفحه ثابت نگه داریم. سیستم ستون های فریز شده را در یک سمت نگه می دارد و اجازه می دهد بقیه ستون ها پیمایش شوند. اگر بخواهیم ستونی را فریز کنیم باید ابتدا مکان نما در یکی از سلول های آن ستون باشد سپس وارد منوی  Format می شویم و بر روی فرمان Freeze Columns کلیک می کنیم. چنانچه بخواهیم همه ستون های فریز شده را آزاد کنیم وارد منوی Format شده و بر روی فرمان Unfreeze All Columns کلیک می نمائیم.

ایجاد کپی از جدول:

در پنجره بانک اطلاعاتی بر روی نام جدول کلیک راست نموده تا یک منوی فوری ظاهر شود. بر روی فرمان کپی کلیک می نمائیم تا یک کپی از جدول به کلیپ بورد (Clipboard) منتقل شود. حالا در یک جای خالی کلیک راست کرده و از منوی فوری ظاهر شده بر روی فرمان Paste کلیک می کنیم. پنجره ای ظاهر می شود که می خواهد یک نام برای جدول جدید تایپ نمائیم. سه گزینه داریم:

گزینه اول یعنی فقط ساختار (بدون محتوا) کپی شود. (Structure Only)

گزینه دوم یعنی هم ساختار و هم محتوا کپی شوند. (Structure and Data)

گزینه سوم یعنی داده های جدول قبلی به انتهای جدول جدید اضافه شوند، در این صورت باید نام جدول جدید، جدولی باشد که از قبل نام آن را داریم. (Append Data to Existing Table)

http://www.fileguru.com/images/b/abc_amber_access_converter_utilities_text-12845.gif

سوال: چگونه می توان نام جدول را عوض کرد؟

پاسخ: بر روی نام کلیک راست کرده و از منوی فوری ظاهر شده بر روی فرمان Rename کلیک می کنیم و سپس نام جدید را از صفحه کلید تایپ می نمائیم.

چنانچه قصد داشتیم جدولی را حذف کنیم، بر روی آن کلیک راست نموده و از منوی فوری ظاهر شده بر روی فرمان Delete کلیک می نمائیم. در نهایت باید آن را تائید کنیم.

مرتب سازی و فیلتر کردن اطلاعات جدول ها:

معمولاً پس از پُرکردن محتوای جذدول ها لازم است آنها را مرتب کرده و فیلتر نمائیم. به عنوان مثال، اگر بخواهیم فقط تهرانی ها را ببینیم یا اینکه کریمی ها را بخواهیم یا آنهایی که نام کوچکشان علی است یا آنهایی که شماره تلفن منزلشان را نداریم و … .

برای این منظورها وارد منوی Records می شویم (در حالتی که جدول باز است). برای مرتب سازی باید نشانگر را بر روی فرمان Sort ببریم تا دو گزینه ظاهر شود. مرتب سازی صعودی (Ascending) و مرتب سازی نزولی (Descending). این مرتب سازی ها ساده است یعنی فقط بر اساس یک فیلد مرتب می شود. (بر اساس فیلدی که مکان نما در آن ستون قرار دارد.)

چنانچه بخواهیم اطلاعات جدول را فیلتر کنیم وارد منوی Records می شویم. نشانگر موس را بر روی فرمان Filter می بریم. در سمت راست چهار گزینه ظاهر می شود که می توان از آنها به ترتیب زیر استفاده نمود:

۱- فیلتر بر مبنای فرم (Filter By Form):

یعنی یک فرم ظاهر می شود، ما می توانیم اعلام نمائیم که از هر فیلد چه داده ای را می خواهیم. سیستم بر اساس خواسته ما، رکوردهایی از جدول را پیدا کرده و ظاهر می کند.

۲- فیلتر بر مبنای انتخاب(Filter By selection):

مکان نما را به سلولی می بریم که داده مورد نظر ما در آنجا قرار دارد. سیستم رکوردهایی را می آورد که داده ها را در خود دارند. به عنوان مثال اگر می خوتهخیم رکوردهای تهرانی ها را ظاهر کنیم، مکان نما را به سلولی می بریم که کُد آن ۰۲۱ است. در این صورت فقط تهرانی ها ظاهر خواهند شد.

۳- فیلتر بر مبنای به استثنای انتخاب(Filter Excluding selection):

فرض می کنیم بخواهیم غیر مشهدی ها را ببینیم. مکان نما را به سلولی می بریم که کُد آن ۰۵۱۱ است. سیستم رکوردهای مشهدی ها را کنار می گذارد و بقیه رکوردها را ظاهر می نماید. ممکن است مجدداً رکوردهای ظاهر شده را فیلتر نمائیم. مثلاً بگوئیم تهرانی ها را نمی خواهیم. عمل قبلی را در مورد کُد ۰۲۱ انجام می دهیم تا تهرانی ها نیز کنار گذاشته شوند.

۴- فیلتر کردن و مرتب سازی پیشرفته(Advanced Filter/Sort):

جدول مخصوصی ظاهر می شود. باید خواسته های خود را به صورت فنّی تر با سیستم در میان بگذاریم.

فرمان Apply Filter/Sort (در منوی Records) به سیستم اعلام می نماید که آخرین مرتب سازی یا فیلترسازی (که انجام داده ایم) را ملاک نشان دادن رکوردها در نظر بگیرد. فرمان Remove Filter/Sort به سیستم اعلام می کند که فیلترسازی و مرتب سازی قبلی را نادیده بگیرد و همه رکوردها را عیناً نشان دهد.

در صورتی که از مرتب سازی و فیلترسازی پیشرفته (Advanced Filter/Sort) استفاده نمائیم، پنجره مخصوصی ظاهر می شود که در آن یک جدول وجود دارد. ردیف های جدول به ترتیب عبارتند از:

۱- نام فیلد (Field)

2- نوع مرتب سازی (Sort)

3- شرط یا معیار (Criteria)

4- کلمه کلیدی برای ایجاد شرطهای پیچیده تر (Or)

باید به صورتی منطقی و معقول خواسته ها را وارد نمائیم تا مرتب سازی و فیلترسازی توسط سیستم انجام شود.

نکته: باید دانست که اگر یک فیلد از نوع منطقی باشد (دو حالته) هنگامی که تیک می زنیم معادل  -۱ است و اگر تیک نمی زنیم صفر (۰) است.

اگر فیلد از نوع متن بوده و خالی باشد و بخواهیم خالی ها را بیاوریم، از جمله Is Null در شرط استفاده می کنیم و اگر غیر خالی ها مد نظر باشد از جمله Is Not Null استفاده می کنیم.

مثال۱: ۰۲۱ در Criteria و ۰۲۶۱ در Or یعنی هم شماره های تهرانی ها و هم کرجی ها را بیاورد.

مثال۲: این شرط را می توانیم در Criteria بنویسیم: “باقری”< > یعنی به جز باقری.

پروژه دانشجویی:

یک بانک اطلاعاتی کوچک به نام بانک پرسنلی ایجاد کنید که در آن ۴ جدول وجود داشته باشد. جدول ها عبارتند از:

۱- جدول کارمندان:

در این جدول مشخصات اولیه کارمندان را قرار می دهیم یعنی هر رکورد، جدول مشخصات یک کارمند را بیان می کند (جزئیات را هنگام طراحی بیان خواهیم نمود).

۲- جدول همسران:

در این جدول مشخصات همسران کارمندان را وارد می کنیم یعنی هر رکورد این جدول، مشخصات همسر یکی از کارمندان را بیان می کند. تعداد رکوردهای این جدول معمولاً کمتر از تعداد رکوردهای جدول کارمندان است زیرا بعضی از کارمندان مجرد هستند.

۳- جدول والدین:

دراین جدول مشخصات پدر و مادر کارمندان را وارد می نمائیم. هر رکورد این جدول مشخصات پدر و مادر یک کارمند را بیان می کند. تعداد رکوردهای این جدول دقیقاً با تعداد رکوردهای جدول کارمندان برابر است زیرا هر کارمند دارای پدر ومادراست.

۴- جدول فرزندان:

مشخصات فرزندان کارمندان را در این جدول وارد می کنیم. ممکن است کارمندان متأهل دارای یک یا چند فرزند باشند و یا فرزند نداشته باشند. در هر حال برای هر فرزند یک رکورد وجود دارد. به عنوان مثال اگر یک کارمند ۳ فرزند دارد، ۳ رکورد در این جدول وارد خواهد شد.

یکی از فیلدها در این سیستم، فیلد کلیدی ما می باشد و آن عبارت است از شماره پرسنلی. این فیلد در هر ۴ جدول وجود دارد. در جدول های کارمندان و همسران و والدین هم از نوع شاخص دار است و هم کلیدی، به این معنی که این فیلد تکراری نیست و توسط آن می توان فهمید که همسر کارمند کیست و والدین او چه کسانی هستند. امّا همین فیلد در جدول فرزندان فقط از نوع شاخص دار است امّا کلیدی نیست، به این معنی که با هر شماره پرسنلی می توان چند رکورد تعریف کرد (تعدّد فرزندان)، رکوردهایی که فرزندان یک شخص هستند و یک شماره پرسنلی به هر چند تای آنها تعلق می گیرد.

نکته بسیار مهم:

اگر فیلد هم از نوع شاخص دار و هم کلیدی باشد، اولاً: به ما اجازه نمی دهد که رکوردهایی با آن فیلد تکراری وارد کنیم. ثانیاً: به خودی خود اطلاعات بر اساس آن فیلد مرتب می شوند. اگر فیلد فقط از نوع شاخص دار باشد مرتب سازی انجام می شود امّا ما مجاز هستیم رکوردهایی با فیلد تکراری وارد کنیم. همچنین اگر بخواهیم بین جدول ها رابطه برقرار کنیم، می توانیم از یک فیلد کلیدی به یک فیلد کلیدی رابطه برقرار کنیم یا اینکه از یک فیلد کلیدی به یک فیلد شاخص دار رابطه برقرار نمائیم ولی نمی توانیم از یک فیلد شاخص دار به یک فیلد کلیدی رابطه برقرار نمائیم. در حقیقت ارتباط می تواند یک به یک یا یک به چند باشد امّا نمی تواند چند به یک باشد.

ابتدا باید فیلدهای جدول کارمندان، همسران، والدین و فرزندان را مشخص نمائیم.

فیلدهای جدول کارمندان

ردیف

عنوان

نام

نوع

فضا(جا)

۱

شماره پرسنلی

Persno

متن

۵

۲

نام

Name

متن

۱۵

۳

نام خانوادگی

Family

متن

۲۰

۴

جنسیت

Sex

منطقی(Yes/No)

-

5

تاریخ تولد

Birthdate

تاریخ

-

۶

تاریخ استخدام

Hierdate

تاریخ

-

۷

وضعیت تأهل

Married status

منطقی(Yes/No)

-

8

میزان تحصیلات

Education

متن

۲۰

۹

کُد ملّی

National code

متن

۱۰

 

فیلدهای جدول همسران

ردیف

عنوان

نام

نوع

فضا(جا)

۱

شماره پرسنلی همسر

Persno

متن

۵

۲

نام همسر

Name

متن

۱۵

۳

نام خانوادگی همسر

Family

متن

۲۰

۴

تاریخ تولد همسر

Birthdate

تاریخ

-

۵

میزان تحصیلات همسر

Education

متن

۲۰

۶

کُد ملّی همسر

National code

متن

۱۰

 

فیلدهای جدول والدین

ردیف

عنوان

نام

نوع

فضا(جا)

۱

شماره پرسنلی

Persno

متن

۵

۲

نام پدر

Fname

متن

۱۵

۳

نام مادر

Mname

متن

۱۵

۴

نام خانوادگی مادر

Mfamily

متن

۲۰

 

فیلدهای جدول فرزندان

ردیف

عنوان

نام

نوع

فضا(جا)

۱

شماره پرسنلی

Persno

متن

۵

۲

نام فرزند

Name

متن

۱۵

۳

جمعیت فرزند

Sex

منطقی

-

۴

تاریخ تولد

Birthdate

تاریخ

-

۵

کُد ملّی

National code

متن

۱۰

بعد از مشخص نمودن فیلدها در ناحیه اشیاء (Objects) مورد Tables را انتخاب می کنیم زیرا می خواهیم جدول ایجاد نمائیم. از روش اول (ایجاد جدول در نمای طراحی: Create table in Design view) استفاده می نمائیم و پس از وارد کردن نام فیلدها جدول را می بندیم. سیستم از ما می خواهد که نامی را برگزینیم. ما هم نام مورد نظر را وارد نموده و بر روی OK کلیک می کنیم جدول در ناحیه اشیاء  در مورد Tables (زیر روشهای طراحی) دیده می شود. به همین ترتیب هر ۴ جدول را طراحی می کنیم. اگر قبلاً ساختار یک جدول را ایجاد کرده باشیم و بخواهیم ساختار آن را تغییر دهیم، می توانیم جدول را انتخاب کنبم و بر روی دکمه Design کلیک نمائیم. ساختار جدول ظاهر می شود و می توانیم آن را تغییر دهیم.

ایجاد رابطه بین جدول ها:

در نوار Database بر روی دکمه Relationships (برقراری رابطه) کلیک می کنیم. پنجره ای باز می شود. در این پنجره سه برگه وجود دارد که عبارتند از: جدول ها (Tables)، پرس و جو (Queries) و هر دو (Both). برگه Tables باید باز باشد. اگر بخواهیم بین همه جدول ها رابطه برقرار کنیم، باید تَک تَک آنها را انتخاب نموده و بر روی دکمه Add کلیک کنیم تا جدول ها در اختیارمان قرار گیرند و بین آنها رابطه برقرار نمائیم.

در مورد مثال ساده ما، هر ۴ جدول را لازم داریم اما در کارهای حقیقی ممکن است نخواهیم بین تمام جدول ها رابطه برقرار کنیم. در آن صورت فقط جدول هایی را بر می گزینیم که در نظر داریم، بین آنها رابطه برقرار کنیم. سپس پنجره را می بندیم.

حالا می توانیم با موس جدول های مینیاتوری را جابِجا کنیم طوری که اگر بین آنها رابطه برقرار کنیم گویاتر و زیباتر دیده شوند. هر بار نشانگر موس را بر روی یک فیلد کلیدی می بریم، موس را Drag کرده و بر روی یک فیلد کلیدی یا شاخص دار دیگر رها می کنیم. پنجره ای ظاهر می شود. باید بر روی دکمه Create کلیک کنیم تا رابطه ایجاد شود.

 

اگر بین جدول ها رابطه برقرار کنیم و سپس جدول را باز نمائیم در کنار رکوردهای آن علامت + می بینیم. به این معناست که می توانیم علاوه بر رکوردهای جدول، رکوردهای جدول های دیگر را نیز ببینیم. برای این منظور باید بر روی بعلاوه (+) کلیک شود. اگر بر روی بعلاوه کلیک کردیم به منها (-) تبدیل می شود. می توانیم بر روی منها کلیک کنیم تا به بعلاوه تبدیل گردد.

نکته مهم:

اگر یک جدول با چند جدول مرتبط باشد در هر زمان با یکی از آنها رابطه جاری و مستقیم دارد. یعنی اگر بر روی + کلیک شود، رکوردهای آن جدول را خواهیم دید. برای تغییر دادن رابطه جاری می توانیم وارد منوی Insert شویم و بر روی فرمان Subdatasheet کلیک نمائیم. پنجره ای باز می شود. جدول دیگری را انتخاب می کنیم و تائید می نمائیم.

نکته مهم: اگر رکوردهای جدیدی وارد نموده، جدول را ببندیم و مجدداً باز کنیم، خواهیم دید رکوردها بر اساس فیلد شاخص دار به طور اتوماتیک مرتب خواهند شد.

در پایین هر جدول دکمه هایی ظاهر می شود که می توان تشخیص داد در چندمین رکورد هستیم و جدول چند رکورد دارد و نیز می توانیم با این دکمه ها به رکورد بعدی، به رکورد قبلی، به اولین رکورد، به آخرین رکورد و به مکانی بعد از آخرین رکورد برویم.

پرس و جوها (Queries):

پس از ساختن بانک اطلاعاتی و وارد کردن رکوردها در آن، می توانیم تعدادی پرس و جو بسازیم. پرس و جوها می توانند اطلاعات با ارزشی را از یک جدول یا تعدادی جدول مرتبط به هم پیدا کنند و در اختیار ما قرار دهند. در حقیقت هر پرس و جو یک جدول ویژه است که رکوردهای آن بر اساس تقاضای ما می باشد. برای این منظورها ابتدا در ناحیه اشیاء (Objects)، مورد Queries را انتخاب می نمائیم. در سمت راست دو روش برای ایجاد پرس و جو در اختیارِمان قرار می گیرد:

۱- روش اول: ایجاد پرس و جو در نمای طراحی (Create query by using wizard)

2- روش دوم: ایجاد پرس و جو با استفاده از ویزارد (Create query in Design view)

استفاده از روش اول:

بر روی روش اول دابِل کلیک می کنیم.

پنجره مخصوصی باز می شود که در آن یک جدول ویژه را همراه با یک پنجره مخصوص می بینیم. باید جدول هایی را که می خواهیم از آنها پرس و جو بسازیم، یکی یکی انتخاب کرده وبر روی Add کلیک نمائیم تا در اختیارِمان قرار گیرند.

 

 سپس در جدول فیلدهای مورد نیاز را از هر جدول انتخاب نمائیم، نوع مرتب سازی را تعیین کنیم و اگر شرط یا معیار داریم آنها را بیان کنیم و … .

سپس هنگام بستن جدول پنجره کوچکی ظاهر می شود که از ما می خواهد یک نام برای این جدول مشخص کنیم.

در انتها جدول به شکل زیر ذخیره خواهد شد.

مساله:

پرس و جویی بسازید که فقط نام، نام خانوادگی و میزان تحصیلات تمام کارمندان را نشان دهد.

مساله:

پرس و جویی بسازید که فقط نام، نام خانوادگی و میزان تحصیلات کارمندان را ظاهر نماید. ضمناً بر اساس نام خانوادگی مرتب باشد.

مساله:

پرس و جویی بسازید که مشابه پرس و جوی قبلی باشد امّا فقط اسامی کارمندان زن را را ظاهر کند.

 

مساله: پرس و جویی ایجاد کنید که نام و نام خانوادگی و تاریخ استخدام و میزان تحصیلات کارکنان را نشان دهد. طوری که اطلاعات بر اساس فقط تحصیلاتی باشد که کارشناس یا کارشناس ارشد باشد. ضمناً ابتدا اسامی آقایان و سپس اسامی خانم ها مرتب شود اما خود جنسیت را نشان ندهد.

 مساله: یک پرس و جو بسازید که نام و نام خانوادگی و کُد ملی هر کارمند را همراه با نام و نام خانوادگی و کُد ملی همسرش نشان دهد. ابتدا مشخصات کارمندان مرد را به ترتیب نام خانوادگی و سپس مشخصات کارمندان زن را به ترتیب نام خانوادگی نشان دهد.

نکته: یک قانون درAccess  وجود دارد و آن این است که اگر بیش از یک ستون معرفی کرده باشیم که در آنها Sort خواسته باشیم به ترتیب از چپ به راست، اولین مورد کلید اول خواهد بود و مورد بعدی کلید دوم و … .

همان طور که می توانستیم فُرمت جدول را تغییر دهیم، در مورد پرس و جوها نیز همان گونه است. یعنی می توانیم وارد منوی Format شده و از فرمان های Font یا Data Sheet برای تغییر دادن ظاهر اطلاعات اقدام کنیم. (البته این اقدام در صورت باز بودن جدول های ایجاد شده امکان پذیر است).

مساله: پرس و جویی ایجاد کنید که نام و نام خانوادگی کارمند را همراه با نام همسر و نام پدر و نام مادر کارمند نشان دهد، طوری که اطلاعات ابتدا بر اساس نام خانوادگی و سپس نام کارمند مرتب شده باشد.

باید توجه داشته باشیم که ابتدا نام خانوادگی و سپس نام ظاهر شود. (برای تغییر تقدّم نشان دادن نام و نام خانوادگی به توضیحات زیر دقت کنید.)

توضیحات: گاهی اوقات ممکن است نام یک فیلد را در دو ستون بیاوریم. در یکی از ستون ها در مورد Show تیک بزنیم و در مورد دیگر تیک نزنیم. موردی که تیک می زنیم منظورمان این است که آن فیلد نشان داده شود و موردی که تیک نمی زنیم، حتماً می خواهیم مرتب سازی را بصورت صعودی یا نزولی در نظر بگیریم. این قابلیت به ما اجازه می دهد که ترتیب نمایش ۲ فیلد طوری باشد امّا ترتیب مرتب سازی آنها طوری دیگر. مثلاً می خواهیم ابتدا نام نشان داده شود، سپس نام خانوادگی امّا از لحاظ مرتب سازی ابتدا نام خانوادگی ملاک باشد سپس نام. بدیهی است که ناچار می شویم فیلد نام را در دو ستون بیاوریم.

مساله:

پرس و جویی ایجاد کنید که نام و نام خانوادگی و میزان تحصیلات کارکنان را نشان دهد، طوری که ابتدا اسامی خانم ها و سپس آقایان ظاهر شود و برای هر یک از دو گروه، لیست بر اساس تحصیلات مرتب باشد. و نیز برای تحصیلات تکراری بر اساس نام خانوادگی اولویت داشته باشد.

 

مساله:

نام و نام خانوادگی و میزان تحصیلات کارکنان مردی را ظاهر کنید که تاریخ تولد آنها قبل از سال ۱۳۵۰ باشد.

 

مساله:

پرس و جویی ایجاد کنید که نام، نام خانوادگی، تاریخ تولد و تاریخ استخدام کارکنانی را ظاهر کند که نام خانوادگی آنها بعد از نام حسنی قرار بگیرند (خود نام خانوادگی حسنی نیز باشد). ضمناً بر اساس نام خانوادگی مرتب شده باشد.

 

استفاده از Between:

مقدار دوم AND مقدار اول Between= بین فلان تا فلان باشد مثل تاریخ های استخدام، تولّد و … . اگر بخواهیم متضاد آن را به کار ببریم باید قبل از Between از Not استفاده نمائیم.

مساله:

نام و نام خانوادگی فرزندان کارکنانی را ظاهر کنید که تاریخ استخدام آنها از ۱/۱/۱۳۷۶ شروع شده و به ۱/۱/۱۳۸۲ ختم می شود.

اگر بخواهیم از روش دوم یعنی ویزارد (Create query by using wizard) برای ایجاد پرس و جو استفاده نمائیم، می بایست بر روی روش دوم دابِل کلیک کنیم. ویزارد فعال شده و پنجره ای باز می شود.

دراین پنجره یک دریچه وجود دارد که می توانیم اسامی پرس و جوها و جدول ها را در آن ببینیم. هر جدول را که انتخاب کنیم، فیلدهای آن در ناحیه چپ و پایین این دریچه دیده خواهند شد. فیلدهایی را که بخواهیم در پرس و جو داشته باشیم انتخاب کرده و با کلیک بر روی دکمه آن را به سمت راست می بریم. در نهایت همه فیلدهای مورد نیاز را بر می گزینیم و بر روی Next کلیک می کنیم تا به مرحله بعدی برویم.

در این مرحله یک دریچه داریم که می توانیم در آن نام پرس و جو را تایپ کنیم. در این مرحله دو گزینه داریم:

گزینه اول یعنی پرس و جو ساخته شود و بلافاصله برای نمایش بازشود تا داخل آن را ببینیم (Open the query to view information).

گزینه دوم یعنی پرس و جو برای اصلاح باز شود نه برای دیدن. یعنی ساختار پرس و جو باز شود تا تغییراتی درآن بدهیم (Modify the query design). به عنوان مثال اگر بخواهیم شرطی به جستجو اضافه کنیم باید از گزینه دوم استفاده نمائیم. در نهایت دومی را انتخاب نموده و بر روی Finish کلیک می کنیم.

 

مساله:

پرس و جویی ایجاد کنید که نام و نام خانوادگی و کد ملی و نام همسر کارمندان را بیاورد اما مشخصات کسانی که نام خانوادگی آنها احمدی و حسینی و کمالی باشد را ظاهر نکند. (با استفاده از روش دوم) پاسخ: ابتدا از جدول کارمندان، نام و نام خانوادگی و کد ملی را انتخاب و سپس از جدول همسران فقط نام را انتخاب کرده و Next را می زنیم. نامی برای جدول انتخاب کرده (مثلاً پرس و جو۱۲) و حالا گزینه دوم را تیک زده و بر روی Finish کلیک می کنیم.فرمول شرط را نیز در زیر پنجره Family می نویسیم.

ایجاد فرم:

در ناحیه اشیاء مورد Forms را انتخاب می نمائیم. دور وش کلی وجود دارد. این روشها عبارتند از:

۱- ایجاد فرم در نمای طراحی (Create form in Design view)

2- ایجاد فرم با استفاده از ویزارد (Create form by using wizard)

اگر بخواهیم از روش اول یا دوم استفاده کنیم ابتدا روشی را انتخاب می کنیم. سپس بر روی دکمه New واقع در سمت راست دکمه Design کلیک می نمائیم. پنجرهای باز می شود که تعدادی روش فرعی وجود دارد. می توانیم با استفاده از آن روشهای فرعی فرمایجاد کنیم. بعه عنوان مثال اگر از اولین مورد یعنی Create form in Design view استفاده کنیم باید در دریچه پایین ابتدا نام جدول را انتخاب نمائیم. پنجره مخصوصی ظاهر می شود که در آن می توان فرم ایجاد کرد.

ضمناً جدول مینیاتوری مربوط به جدول اصلی را نیز می بینیم که میتوانیم از فیلدهای آن استفاده نمائیم. همچنین یک نوار مخصوص ابزارها را نیز می بینیم که اگر بخواهیم فرم پیشرفته ایجاد کنیم، می توانیم از دکمه های نوار نیزاستفاده کنیم.

سوال:

اگر به هر علت جدول مینیاتوری یا نوار ابزارها بسته شدند چگونه می توان آنها را باز کرد.

پاسخ: در نوار Database دو دکمه یکی به نام Field list و دیگری Tool box وجود دارد که با استفاده از آنها، می توانیم آن دو را باز کنیم یا ببندیم.

سوال:

چگونه می توان فضای داخل پنجره را زیاد یا کم کرد؟

پاسخ: اگر نشانگر موس را بر روی ضلع راست تا ضلع پایین ناحیه داخل پنجره ببریم، نشانگر موس به صورت بعلاوه فلش دار در می آید. اگر موس را به سمت داخل بکشیم فضا کم می شود و اگر به سمت بیرون ببریم فضا زیاد خواهد شد. بعد از اینکه فیلدها را به صورت بهینه و مطلوب در آوردیم، پنجره را می بندیم. از ما می پرسد که آیا می خواهید آن را ذخیره کنید؟ بر روی Yes کلیک می کنیم. از ما می خواهد که برای آن نامی را تعیین نمائیم. به آن نام داده و Ok می کنیم. فرم ایجاد خواهد شد. برای استفاده از فرم آن را انتخاب می کنیم و بر روی دکمه Open از بانک اطلاعاتی کلیک می کنیم.

فرم نماینده جدول است. با دکمه هایی که در زیر فرم وجود دارد، می توانیم به برگه های قبلی یا بعدی یا اولین رکورد یا آخرین رکورد رفته و آنها را ببینیم و نیز می توانیم به بعد از آخرین رکورد برویم. بدیهی است که با این فرم می توان رکوردهای جدید به جدول اضافه کرد یا رکوردهای موجود را اصلاح نمود.

اگر از روش فرعی دوم یعنی Create form by using wizard استفاده نمائیم، باید در دریچه پایین نام جدول را انتخاب کرده تا فرم برای جدول ایجاد شود. سپس بر روی Ok کلیک می کنیم.

ویزارد پنجره ای را باز می کند. بدیهی است که اگر بخواهیم همه فیلدها را داشته باشیم باید بر روی  کلیک کنیم. سپس بر روی Next کلیک می نمائیم. به مرحله بعد خواهیم رفت.

دراین مرحله ۶ گزینه داریم که معمولاً مبتدیان از روش اول استفاده می کنند. گاهی اوقات نیز می توانند از گزینه های ۲ الی ۴ استفاده نمایند. گزینه های ۵ و ۶ برای جدول هایی کاربرد دارد که اکثر فیلدهای آن از نوع عددی و محاسباتی می باشد. فرضاً اولین مورد را انتخاب نموده و بر روی Next کلیک می کنیم. وارد مرحله جدید می شویم.

دراین مرحله یکی از ۱۰ مورد را بر می گزینیم. این موردها مربوط به شکل زیرساخت فرم است. به عنوان مثال مورد اول را انتخاب کرده و بر روی Next کلیک می کنیم. در این مرحله باید نام فرم را تعیین نمائیم. در این مرحله دو گزینه داریم:

مورداول (Open the form to view or enter information)، پس از تکمیل فرم، آن را باز می کند تا از فرم استفاده کنیم.

مورد دوم (Modify the forms design)، ما را به مرحله طراحی ساختار می برد تا اگر خواستیم، ساختار را اصلاح کنیم. با یکی از این دو انتخاب بر روی دکمه Finish کلیک می کنیم.

اگر سومین گزینه فرعی یعنی Auto form columnar (اتوفرم ستونی) را انتخاب کرده و جدول را در دریچه پایین برگزینیم و بر روی OK کلیک نمائیم بدون اینکه از ما سوالی پرسیده شود، فرم را می سازد. ساده ترین راه ایجاد فرم هم همین است.

اگر از چهارمین گزینه روشهای فرعی یعنی Auto form Tabular (اتوفرم جدولی) استفده کنیم، پس از برگزیدن نام جدول و تایید کردن آن بلافاصله فرم ساخته می شود. این فرم شباهت زیادی به جدول دارد اما جدول نیست.

چنانچه بخواهیم اصلاحاتی را در ساختار فرم اعمال کنیم باید نام فرم را انتخاب کرده و بر روی Design کلیک کنیم. فرم در نمای طراحی باز می شود. اولاً می توانیم هر فیلد را انتخاب نموده را تغییر دهیم. ثانیا، ر فیلد را انتخاب نموده و جای آن را تغییر دهیم یا کادرهای فیلدی آن را تغییر دهیم. ثانیاً می توانیم برای تغییر دادن ظاهر فیلدها از قبیل نوع قلم، رنگ و … نیز هر فیلد را انتخاب کرده و از نوار فرمت که سیستم خودش ظاهر کرده است، استفاده کنیم.

سوال:

چگونه می توان ارتباط بین دو جدول را از بین برد؟

بر روی خط ارتباط کلیک راست می کنیم تا دو گزینه صادر شود. بر روی گزینه Delete کلیک می نمائیم.

سوال: آیا راه میانبر برای اصلاح فرم وجود دارد یا نه؟

در مواردی که بخواهیم بعضی از ظواهر فیلدهای فرم را تغییر دهیم، یک راه این است که فرم را انتخاب کرده و در نمای طراحی (Design) باز کنیم. حالا می توانیم بر روی هر یک از آیتم ها کلیک راست کنیم. منوی فوری ظاهر می شود. می توانیم از گزینه های منو برای اعمال تغییرات استفاده نمائیم.

http://icons.iconseeker.com/png/fullsize/windows-icons-v1programs/access-6.png

معرفی Header and Footer برای فرمها:

فرم را انتخاب کرده و بر روی Design کلیک می کنیم. پنجره فرم در نمای طراحی باز می شود. عنوان From Header را بالای Detail و عنوان Form Footer را در زیر ناحیه Detail می بینیم. ابتدا نشانگر موس را در مرز بین From Header و Detail می بریم تا نشانگر به صورت بعلاوه فلش دار در آید. حالا دکمه چپ را نگه داشته و موس را رو به پایین می کشیم تا فضایی برای معرفیHeader باز شود. همین کار را می توانیم در مرز پایینی Footer انجام دهیم. در نوار Tool box (ابزارها) بر روی دکمه Label کلیک مینمائیم.

موس را حرکت داده و به ناحیه Header می بریم. در آن ناحیه باید A+ (A بعلاوه دار) را ببینیم. Drag می کنیم تا یک کادر باز شود. حالا موس را رها کرده و متن مورد نظر را برای Header معرفی می کنیم.

چنانچه بار دیگر بر روی همان کادر کلیک کنیم، انتخاب می شود. می توانیم مشخصات نوشته را از لحاظ نوع قلم، سایز، چیدمان، رنگ و … تغییر دهیم.

نکات دیگری در مورد Header و Footer:

باید دانست که هر فرم دارای Form Header و Form Footer است که به ترتیب در بالای فرم و پایین فرم ظاهر می شوند اما اگر فرم خیلی بزرگ باشد و فیلدهای آن زیاد باشند و چند صفحه را اشغال کنند می توانیم در بالای هر صفحه و پایین هر صفحه نیز Page Header و Page Footer داشته باشیم. معرفی آنها نیز شبیه همانی است که قبلاً دیده ایم.

نکته مهم:

کاربر می تواند در داخل فرم مثلاً ناحیه Detail یک باکس مخصوص ایجاد کند که با کلیک کردن بر روی آن بتوانیم اطلاعات جدول دیگری را نیز ببینیم. برای این منظور بر روی ابزار Tool box یک دکمه مخصوص داریم که به آن Combo box می گوییم.

می توانیم بر روی آن کلیک نمائیم. نشانگر موس را در ناحیه Detail بیاوریم و کلیک کنیم. یک ویزارد فعال می شود که در مرحله اول سه گزینه دارد.

گزینه اول را انتخاب می کنیم و بر روی Next کلیک می نمائیم. در این مرحله می توانیم نام یک جدول را که می خواهیم رکوردهایش را ببینیم انتخاب نمائیم.

بر روی Next کلیک می کنیم. وارد مرحله جدید می شویم، در اینجا می توانیم فیلدهای مورد نظر را برگزینیم.

در این مرحله می توانیم فیلدهایی را برای مرتب سازی در نظر بگیریم (تا چهار تا).

در دو مرحله Next را می زَنیم.

در این مرحله باید یک نام برای برچسب دکمه در نظر بگیریم.

گزارش ها (Reports):

برای چاپ اطلاعات از گزارش ها استفاده می کنیم، یعنی ابتدا اشیاعی از نوع گزارش می سازیم و سپس آنها را چاپ می نمائیم. برای ایجاد گزارش ها، ابتدا در ناحیه اشیاء مورد Reports را بر می گزینیم. سیستم دو روش کلی مشابه ایجاد فرم ها در اختیارمان قرار می دهد. می توانیم هر مورد را انتخاب نمائیم و بر روی دکمه New واقع در بالای این دو روش کلیک کنیم. سیستم تعدادی گزینه فرعی ظاهر می کند که با هر کدام می توانیم ساختار یک گزارش را ایجاد کنیم، مشابه آنچه قبلاً در فرم ها دیده ایم می توانیم گزارش ها را اصلاح کنیم و ظاهر آنها را مرتب تر و زیباتر نمائیم. نکته مهمی که باید بدانیم این است که اگر جدول هایی به هم ربط داشته باشند، می توانیم گزارش هایی تولید کنیم که از چند جدول استفاده کرده باشند.

تذکر:

معمولاً برای گزارش ها Page Header و Page Footer تعریف می کنیم زیرا غالباً گزارش ها چندین صفحه هستند و می خواهیم بالا و پایین صفحات، نوشته هایی ظاهر شود. ایجاد آنها مشابه همانی است که در فرم دیده ایم.

نکته:

اگر گزارشی را بسازیم و بخواهیم قبل از چاپ ظاهر آن را ببینیم، باید آن را انتخاب کرده و بر روی دکمه Preview کلیک کنیم (سمت چپ دکمه ویزارد). پنجره ای باز می شود که اولاً: آن را می توان پیمایش کرد. ثانیاً: می توانیم از دکمه های پایین پنجره استفاده کرده و صفحات مختلف را ببینیم. برای اینکه از حالت پیش نمایش چاپ خارج شویم باید از دکمه Close که در نوار مخصوصی واقع در بالای صفحه است، استفاده کنیم.

سوال:

گزارشی بسازید که نام، نام خانولدگی و تاریخ استخدام کارمند را همراه با نام پدر و نام مادر نشان دهد.

 اگر بخواهیم گزارشی را چاپ کنیم، ابتدا باید آن را باز کنیم سپس وارد منوی فایل می شویم و از گزینه Page Setup استفاده می نمائیم تا تنظیمات را برای چاپ انجام دهیم. سپس در همان منو از فرمان Print استفاده می کنیم. گزارش چاپ خواهد شد.

در پنجرهPage Setup  سه برگه داریم:

۱- برگه Margins: دراین برگه، حاشیه ها را معرفی می کنیم. می توانیم با تیک زدن کنار Print data only به سیستم بگوئیم که فقط اطلاعات را چاپ کند و عناوین چاپ نشوند.

۲- برگه Page: در این برگه می توانیم سایز کاغذ و منبع تغذیه کاغذ و جهت کاغذ برای چاپ را تعیین کنیم.

۳- برگه Column: برای گزارش هایی مورد استفاده قرار می گیرد که پهنای آنها در یک صفحه جا نمی شوند و یا اینکه بسیار باریک هستند و باید مشخص نمائیم که چند ستونی چاپ شوند. فضای بین ردیف ها و همیچنین ستون ها را نیز تعیین می کنیم.

دیدگاه خود را بنویسید